Решили внедрить LIMS? Как подойти к формированию обоснования для руководства

Приведем некоторые рекомендации, которые смогут помочь подготовить корректную оценку окупаемости.

1. Цели внедрения

При подготовке обоснования очень важно сформулировать измеримые цели предстоящего внедрения.
Например:

• соответствие требованиям регулирующего законодательства;
• безопасность данных (контроль доступа и операций);
• минимизация рисков ошибок при передаче данных;
• прозрачная отчетность;
• оперативное предоставление производству данных по результатам испытаний.

Цель, которая всегда привлекает высшее руководство – повышение производительности.
Также полезно подготовить обоснованные аргументы (сравнительный анализ стоимости) по покупке готового LIMS решения в отличие от разработки собственного или обновления ранее эксплуатируемого продукта.
Элементы, которые стоит при этом использовать – стоимость работ по поддержке, простота обновления при необходимости подстраиваться под изменяющиеся бизнес-задачи, функциональные возможности по соответствию требованиям законодательств или новым внедряемым технологиям.

2. Бюджет и сроки

Очень важно определить на ранних стадиях приблизительный бюджет проекта или, как минимум, идентифицировать рамки затрат, которые менеджмент готов рассматривать как реалистичные и в течение какого периода.
Нет никакого смысла проходить через упражнение (и расходы!) выбора LIMS, не имея никаких веских причин для обоснования покупки LIMS.
Для начала необходимо определить какой целевой бюджет имеет подразделение компании/предприятия, предназначенный для финансирования информационных проектов, учитывая, что это могут быть и разные подразделения, бюджет одного из которых предназначен для первичного приобретения информационной системы, а другого – для обучения и текущей поддержки.
Не забудьте учесть иные необходимые элементы, которые могут понадобиться при оценке общих затрат, например, новые компьютеры или сеть. Некоторые затраты могут быть распределены на несколько лет.

3. Оценка экономии затрат и повышения производительности

Владение LIMS предполагает некоторые возможности по экономии в лаборатории и, конечно, повышение производительности, например:

• сокращение оборотного времени образца и испытания;
• повышение качества отчетов (более полная и достоверная информация) и их автоматическое формирование/рассылка;
• гарантированное соответствие регулирующим законодательствам и, как следствие, готовность к аудитам и проверкам;
• интеграция с оборудованием и другими информационными системами предприятия, например, MRP/ERP.

Эти улучшения могут, в свою очередь, влиять на экономию для компании/предприятия в целом, например:

• готовая продукция быстрее отгружается потребителю;
• технологические проблемы выявляются и корректируются существенно быстрее;
• оперативно предоставленная информация о качестве сырья позволяет избежать его допуска в технологический процесс.

Эти материальные преимущества влияют на утверждение проекта, но также важно определить нематериальные моменты, которые также могут оказаться существенным фактором:

• воспроизведение обязательных бизнес-процессов;
• удобный доступ к справочным материалам, например, методам испытаний;
• имидж лаборатории в глазах сторонних клиентов и вновь принятого персонала;
• более качественная информация для принятия решений и планирования.

Чтобы определить все преимущества необходимо:

 1. описать текущую ситуацию:

• идентифицировать функциональные области предстоящего внедрения (подразделения);
• проанализировать график работ;
• выполнить количественную оценку пропускной способности образцов и тестов;
• выявить узкие места в производительности.

2. учесть будущие бизнес-задачи, включая:

• организационные задачи менеджмента;
• перспективы внедрения новых технологий, расширения/изменения ассортимента продукции;
• расширение производственных мощностей;
• особенности информационных систем, с которыми LIMS предстоит интегрироваться;
• регуляторные требования.

3. сформировать тепловую карту, отображающую зоны, получающие максимальные преимущества от владения LIMS.

4. оценить потенциальную экономию в каждой зоне от внедрения LIMS.

Например, получение образцов в лаборатории – анализ должен выполняться по следующим параметрам:

• текущие действия;
• время, затраченное на образец;
• выявленные узкие места/проблемы;
• преимущества от внедрения LIMS;
• экономия времени /образец.

Считаем.

Исходя из приведенного примера, если, например, лаборатория получает для испытаний 300 образцов в неделю, общая экономия составит 300 x 4.5 минут = 22.5 час/неделя или 146 день/год!
Вот такие цифры уже будут показательны для менеджмента.

Аналогичный анализ может быть выполнен для заполнения лабораторных журналов, ввода результатов, просмотра результатов, направления образцов на повторные испытания или переотбор, подтверждение результатов, подготовки отчетов, архивирования и поиск данных, подготовки к аудитам и т.д.

В любом случае при подготовке обоснования не забудьте учесть и экономию, образующуюся от внедрения LIMS и в других подразделениях.
Также учитывайте прогнозируемое увеличение рабочей нагрузки в течение следующих 3-5 лет – это существенно приукрасит расчеты!
Общую экономию полезно оценивать и в рублях на человека в год (при этом нужно учитывать все затраты на персонал, не только заработную плату).

5. рассчитать окупаемость

Как только вся информация собрана, на ее основе можно формировать итоговое обоснование следующим образом:

1. Оцените стоимость внедрения LIMS (оценка может быть приблизительной, скорректированной уже после выбора конкретной LIMS и получения коммерческого предложения).

  В стоимость выбора LIMS необходимо включить:

• посещение площадок вендоров;
• подготовку технических требований;
• оценку предложений;
• референс-визиты предприятий, где уже внедрен LIMS;
• стоимость лицензий на ПО LIMS, включая все дополнительные модули;
• стоимость всех обеспечивающих ПО, например, базы данных;
• работы по внедрению, выполняемые вендором или иным квалифицированным подрядчиком (обычно оценивается в человеко/днях);
• командировочные расходы;
• работы персонала лаборатории по наполнению системы необходимой информацией;
• стоимость компьютеров и сети;
• работы собственного ИТ-персонала;
• работы вендора или внутреннего персонала по тестированию системы и переводу ее в эксплуатацию.

2. Оцените стоимость поддержки программного и компьютерного обеспечения (учтите гарантийный период). Добавьте стоимость администратора системы.

3. Оцените возможные последующие стадии внедрения/модернизации системы.

4. Вычтите прогнозируемую экономию средств.

Все вышеприведенные позиции составляют так называемую общую стоимость владения LIMS, которая и должны быть ключевым элементом, по которому сравниваются лабораторные информационные системы при принятии решения об их внедрении. Неучет одной из составляющих стоимости владения может привести к искаженным результатам и некорректной оценке эффективности системы в будущем.
 
Если вы хотите получить пример расчета окупаемости - обращайтесь к нам на avrora-it@avrora-it.ru.

Автор: Р.А. Андрющенко, генеральный директор ООО "Аврора-ИТ"